Veel ondernemers zien een onderhandeling als één gesprek: je gaat zitten, je praat, je komt eruit of niet. In werkelijkheid is het een proces met duidelijke fases, en in elke fase kun je winnen of verliezen. Wie het onderhandelingsproces kent, weet op elk moment waar hij staat, wat er nu van hem wordt gevraagd en wat er nog komt. Dat geeft rust, en rust is aan tafel het grootste voordeel dat je kunt hebben.
In dit artikel doorloop je het onderhandelingsproces stap voor stap: van de voorbereiding weken vooraf tot de nazorg na de handtekening. Per fase lees je wat het doel is, welke fouten ondernemers er maken en hoe je de overgang naar de volgende fase bewust maakt in plaats van erin te belanden.
Waarom het onderhandelingsproces uit fases bestaat
Een onderhandeling heeft een eigen ritme. Eerst moet er informatie op tafel komen, dan ontstaat er beeld van wat mogelijk is, dan worden er voorstellen gedaan, dan wordt er bewogen, dan wordt er afgerond. Wie dat ritme negeert en bijvoorbeeld direct met een eindbod begint, slaat de fase over waarin je ontdekt wat de ander echt nodig heeft. Wie te lang in de verkenning blijft hangen, verliest momentum en de ander verliest geduld.
Het denken in fases heeft nog een voordeel: het maakt je minder gevoelig voor druk. Als de ander in de openingsfase al een deadline noemt, weet je dat dat niet past bij de fase waarin jullie zitten, en kun je het rustig parkeren. Als de ander in de afrondingsfase ineens een nieuw onderwerp inbrengt, herken je dat als een poging om het proces terug te draaien. De uitgangspunten achter deze manier van werken staan in het overzicht over onderhandelen als ondernemer.
Stap 1 van het onderhandelingsproces: voorbereiden
De fase die het meeste oplevert en het vaakst wordt overgeslagen. Het doel: weten wat je wilt, wat je kunt en wat je doet als het niet lukt.
- Belangen in kaart brengen. Wat wil jij echt, en waarom? Wat wil de ander vermoedelijk, en waarom? Belangen, niet posities.
- Alternatief uitwerken. Wat doe je als deze deal niet doorgaat? Hoe concreter je alternatief, hoe steviger je positie. Het artikel over BATNA laat zien hoe je dat opbouwt.
- Grens vastleggen. Onder welke uitkomst kies je je alternatief? Schriftelijk, en gedeeld met iemand die niet aan tafel zit.
- Ruilpunten verzamelen. Alles wat je kunt geven dat jou weinig kost en de ander veel oplevert.
- Proces ontwerpen. Wie zit er aan tafel, waar, hoeveel rondes, wie heeft mandaat?
De meest gemaakte fout in deze fase: alleen een openingsbod bedenken en de rest aan het gesprek overlaten. Een openingsbod is één beslissing uit een reeks van tien. Wie alleen dat bod kent, weet niet wat hij moet doen als de ander direct nee zegt of een onverwacht onderwerp inbrengt.
Stap 2: openen en verkennen
Het gesprek begint. Het doel van deze fase is niet om te bieden, maar om te begrijpen. Je toetst je aannames uit de voorbereiding en verzamelt de informatie die je nodig hebt om goede voorstellen te doen.
Zet de toon met de agenda: “Zullen we eerst de scope doornemen, dan de voorwaarden en dan de prijs?” Wie de structuur bepaalt, houdt de regie zonder dominant te zijn. Stel daarna vooral open vragen. Wat is voor jullie het belangrijkste in deze samenwerking? Waar wordt jij intern op afgerekend? Wat gebeurt er als dit niet doorgaat? Luister meer dan je praat; de verhouding tachtig procent luisteren en twintig procent praten is in deze fase een goede richtlijn.
De fout die hier het meest voorkomt is te vroeg bieden. Zodra er een getal op tafel ligt, gaat het gesprek over dat getal en stopt de informatie-uitwisseling. Wacht met bieden tot je begrijpt waar de ruimte zit.
Gebruik deze fase ook om het mandaat te toetsen. Zit de beslisser aan tafel, of praat je met iemand die alleen kan halen en niet kan geven? Vraag het gewoon: “Als we er vandaag uitkomen, kunnen we dan ook vandaag afspreken?” Het antwoord bepaalt of je in de volgende fase een eindbod doet of een tussenbod.
Gratis pdf
Acht vragen voor elke vrijdag
Sluit je week bewust af. Acht scherpe vragen die laten zien wat er echt speelde, wat beter kan en waar je aandacht volgende week heen moet.
Stap 3: voorstellen doen
Nu komt het eerste bod. Wie als eerste biedt, verankert het gesprek; wie wacht, krijgt informatie. Beide keuzes zijn goed als je ze bewust maakt. Een openingsbod is ambitieus maar onderbouwd: je kunt uitleggen waar het vandaan komt. Een bod dat je niet kunt onderbouwen, kost geloofwaardigheid. Reken daarom vooraf uit waar je bod op rust: kostprijs, marktprijs, de waarde die je levert. Die onderbouwing hoef je niet volledig te delen, maar je moet hem paraat hebben zodra de ander vraagt waar het getal vandaan komt.
Presenteer je voorstel als pakket, niet als los getal. Prijs, looptijd, betaaltermijn, scope en service horen bij elkaar. Zo creëer je ruimte om in de volgende fase te ruilen in plaats van alleen op prijs te bewegen. En noem het bod rustig, zonder toelichting achteraf en zonder excuus. Daarna zwijg je; wie na het bod als eerste praat, geeft meestal iets weg.
Stap 4: onderhandelen en ruilen
De fase waar de meeste mensen aan denken bij het woord onderhandelen, en in werkelijkheid maar één stap van het onderhandelingsproces. Hier bewegen beide partijen naar elkaar toe, en hoe je beweegt bepaalt wat het je kost.
- Geef alleen voorwaardelijk. “Als jullie de looptijd verlengen, kan ik kijken naar de prijs.” Nooit een concessie zonder tegenprestatie.
- Beweeg in steeds kleinere stappen. Van 10 naar 8 naar 7 naar 6,5 vertelt de ander dat je grens nadert, zonder dat je het hoeft te zeggen.
- Vraag door bij elke tegenzet. Waarom is dit punt belangrijk? Vaak zit er een belang achter waar je met een ander ruilpunt beter op kunt inspelen.
- Toets elke beweging aan je grens. Is deze uitkomst nog beter dan mijn alternatief? Zo ja, dan mag je bewegen. Zo nee, dan stop je.
- Vraag een pauze bij druk. Een schorsing is geen zwakte, het is de manier om niet op adrenaline te beslissen.
Het artikel over concessies doen werkt de opbouw van je bewegingen in detail uit. De tactieken die je in deze fase tegenkomt en zelf kunt inzetten, staan in het artikel over onderhandelingstechnieken.
Stap 5: afronden en vastleggen
De fase waarin verrassend veel deals alsnog misgaan. Beide partijen willen naar huis, en die behoefte om af te ronden is de duurste emotie aan tafel.
Vat samen voordat je opstaat: wat is precies afgesproken, wie doet wat, wanneer, en wat gebeurt er als het niet lukt? Een samenvatting aan tafel voorkomt dat twee partijen met twee verschillende deals naar huis gaan. Let daarbij op de vraag na het akkoord: “En de installatie zit er natuurlijk bij?” Elke extra vraag na het akkoord opent het hele pakket opnieuw. Zeg dat ook: “Als we dat toevoegen, moet ik de prijs herzien.” Meestal wordt de vraag dan ingetrokken.
Leg de afspraken binnen 24 uur schriftelijk vast en stuur ze ter bevestiging. Wat niet op papier staat, bestaat niet zodra je contactpersoon vertrekt. Bij grotere deals volgt hier de contractfase, met eigen aandachtspunten. Hoe je deze laatste stap zonder fouten doorloopt, lees je in het artikel over een deal sluiten.
Stap 6: uitvoeren en evalueren
Het onderhandelingsproces eindigt niet bij de handtekening. De uitvoering bepaalt of de deal waard was wat je ervoor hebt betaald, en de evaluatie bepaalt of je de volgende keer beter onderhandelt.
Lever wat je hebt beloofd, communiceer proactief als iets afwijkt en bewaak de afspraken die de ander heeft gemaakt. Een deal die in de uitvoering verwatert, was geen goede deal. Plan een evaluatiemoment met de tegenpartij na drie maanden: loopt het zoals bedoeld, wat moet anders? Dat is ook het moment waarop je de basis legt voor de volgende onderhandeling, want de partij van vandaag is de partner van morgen.
Evalueer daarnaast intern, binnen een dag na de afronding. Wat was het doel, wat is de uitkomst, waar week je af van je plan en waarom? Tien minuten reflectie per onderhandeling levert na tien onderhandelingen een patroon op, en dat patroon is je ontwikkelpunt.
Het onderhandelingsproces in de praktijk: overgangen en schaal
De overgangen tussen de fases bewust maken
De meeste fouten in het onderhandelingsproces ontstaan niet binnen een fase, maar bij de overgang. Je gaat bieden voordat je genoeg weet. Je gaat ruilen voordat er een pakket op tafel ligt. Je gaat afronden voordat alle onderwerpen zijn besproken. Drie gewoonten helpen om de overgangen te bewaken.
- Benoem de overgang hardop. “Ik denk dat we elkaars belangen nu goed begrijpen. Zal ik een eerste voorstel doen?” Zo maak je de stap expliciet en check je of de ander er ook aan toe is.
- Kijk terug voordat je verder gaat. Aan het eind van elke fase vat je samen wat er is bereikt. Ontbreekt er iets, dan ga je nog niet door.
- Laat je niet terugduwen. Brengt de ander in de afrondingsfase een nieuw onderwerp in, benoem dan dat jullie daarmee terug naar de verkenning gaan en dat het hele pakket dan weer open ligt. Meestal wordt het onderwerp dan ingetrokken.
Grote en kleine onderhandelingen
Houd er rekening mee dat de ander het proces ook leest. Ervaren inkopers en overnamepartijen herkennen de fases net zo goed als jij en gebruiken ze: ze rekken de verkenning om informatie te verzamelen, of ze forceren de afronding om je onder druk te zetten. Wie de fases kent, ziet dat gebeuren en kan het benoemen.
Bij een leverancierscontract van een paar duizend euro doorloop je alle zes stappen in een half uur. Bij een overname of een meerjarig contract met je grootste klant kost elke fase dagen en verdeel je het proces over meerdere gesprekken, met pauzes ertussen om intern te overleggen en je strategie bij te stellen. De stappen blijven hetzelfde; alleen de tijd per stap verschilt.
Voor je MT geldt hetzelfde. Wie zijn MT-leden leert om in fases te denken, ziet dat ze minder snel toegeven, beter voorbereid aan tafel komen en vaker een pauze vragen als het spannend wordt. Het onderhandelingsproces is daarmee niet alleen een hulpmiddel voor de directeur, maar een gedeelde taal voor iedereen in de organisatie die namens het bedrijf afspraken maakt.
Veelgestelde vragen over het onderhandelingsproces
Uit welke stappen bestaat het onderhandelingsproces?
Voorbereiden, openen en verkennen, voorstellen doen, onderhandelen en ruilen, afronden en vastleggen, en uitvoeren en evalueren. Elke stap heeft een eigen doel en eigen valkuilen.
Welke fase van het onderhandelingsproces is het belangrijkst?
De voorbereiding. Daar wordt het grootste deel van het resultaat bepaald, en het is de fase die ondernemers het vaakst overslaan omdat ze vertrouwen op ervaring.
Hoe lang duurt een onderhandelingsproces?
Van een half uur voor een klein contract tot maanden voor een overname. De stappen zijn hetzelfde; de tijd per stap groeit met de inzet en het aantal betrokkenen.
Wat doe ik als de ander een fase overslaat?
Benoem het rustig en keer terug naar de fase waar jullie zijn. Wordt er direct een eindbod gedaan, dan zeg je dat je eerst de belangen wilt begrijpen voordat je op bedragen reageert.
Kan ik het onderhandelingsproces ook gebruiken voor interne onderhandelingen?
Ja. Budgetrondes, gesprekken over rollen en koersdiscussies met aandeelhouders volgen dezelfde stappen. Alleen de druktactieken uit de ruilfase laat je intern achterwege.
Wie het onderhandelingsproces kent, hoeft niet meer te improviseren. Je weet in welke fase je zit, wat het doel van die fase is en wanneer je naar de volgende gaat. Dat maakt je rustiger aan tafel, minder gevoelig voor druk en beter in staat om te luisteren. En luisteren is uiteindelijk waar de beste deals vandaan komen.
Even sparren over jouw leiderschap?
Laat je gegevens achter, dan plannen we een impactcall van dertig minuten. We kijken waar jij staat, wat je wilt ontwikkelen en of SiET! daarbij past. Past het niet, dan zeggen we dat gewoon.
