Een onderhandelingsstrategie bepalen voordat je aan tafel zit

De meeste onderhandelingen worden niet aan tafel gewonnen of verloren, maar in de dagen ervoor. Toch stappen veel ondernemers een gesprek in met niet meer dan een gewenste prijs in hun hoofd en het vertrouwen dat ze het ter plekke wel oplossen. Een onderhandelingsstrategie bepalen voordat je aan tafel zit, is het verschil tussen reageren op wat de ander doet en zelf bepalen waar het gesprek heen gaat.

In dit artikel lees je uit welke onderdelen een goede onderhandelingsstrategie bestaat, hoe je die in een paar uur opbouwt, welke keuzes je vooraf moet maken en hoe je voorkomt dat je strategie in het gesprek zelf verdampt zodra de ander iets onverwachts doet.

Wat een onderhandelingsstrategie is, en wat het niet is

Een onderhandelingsstrategie is het samenhangende plan waarmee je een onderhandeling ingaat: wat je wilt bereiken, wat je bereid bent te geven, waar je grens ligt, wat je doet als het niet lukt en welke aanpak je kiest om daar te komen. Het is geen script van zinnen die je gaat uitspreken. Het is ook geen lijst met trucs. Trucs zijn tactieken, en tactieken zonder strategie zijn losse flodders.

Het onderscheid is belangrijk omdat veel ondernemers denken dat ze voorbereid zijn als ze een openingsbod hebben bedacht. Dat is één beslissing uit een reeks van tien. Wie alleen zijn openingsbod kent, weet niet wat hij moet doen als de ander direct nee zegt, een tegenbod doet dat ver onder de verwachting ligt, of het gesprek verplaatst naar een onderwerp dat je niet had voorzien. Een strategie geeft antwoord op die momenten voordat ze zich voordoen.

De principes achter deze aanpak beschrijven we in het overzicht over onderhandelen als ondernemer. Dit artikel gaat over de vertaling van die principes naar één concreet gesprek.

Waarom ervaren ondernemers de voorbereiding overslaan

Hoe meer ervaring je hebt, hoe groter de verleiding om de voorbereiding over te slaan. Je hebt het al honderd keer gedaan, je kent de branche, je kent vaak de persoon aan de andere kant. Dat gevoel van vertrouwdheid is precies het risico. Ervaring geeft je een standaardaanpak, en een standaardaanpak is voorspelbaar voor iedereen die vaker met je onderhandelt.

Daar komt een tweede probleem bij. Naarmate je bedrijf groeit, groeit de inzet per gesprek mee. Een onderhandeling over een jaarcontract met je grootste klant, een overname, een huurcontract voor tien jaar of een aandeelhoudersovereenkomst vergeeft geen improvisatie. Bij zulke gesprekken is een ochtend voorbereiding de best renderende tijd die je die maand besteedt.

De derde reden is subtieler: voorbereiding voelt als twijfel. Sommige directeuren ervaren een uitgewerkte strategie als teken dat ze het zelf niet aankunnen. Het tegendeel is waar. Wie voorbereid is, kan aan tafel juist ontspannen en luisteren, omdat de belangrijke keuzes al gemaakt zijn.

De vijf bouwstenen van een onderhandelingsstrategie

Elke goede onderhandelingsstrategie beantwoordt vijf vragen. Werk ze in deze volgorde uit, want elke vraag bouwt voort op de vorige.

1. Wat wil je bereiken, en waarom?

Begin met je belangen, niet met je positie. Een positie is “ik wil 120.000 euro voor dit contract”. Een belang is “ik wil een klant die drie jaar blijft, mijn capaciteit vult en op tijd betaalt”. Als je alleen op de positie stuurt, mis je alle ruilmogelijkheden die achter het belang liggen: langere looptijd tegen een lagere prijs, vooruitbetaling tegen korting, exclusiviteit tegen volume.

Schrijf drie tot vijf belangen op en rangschik ze. Wat is echt noodzakelijk, wat is wenselijk, wat is mooi meegenomen? Die rangorde bepaalt later waar je toegeeft en waar niet.

2. Wat wil de ander, en waarom?

Doe dezelfde oefening voor je tegenpartij. Wat zijn hun belangen, welke druk staat erop, wie moet intern akkoord geven, welke deadline hebben ze? Je weet het nooit zeker, maar een goede inschatting is beter dan geen inschatting. Denk ook aan de persoon tegenover je: waar wordt hij of zij intern op afgerekend? Een inkoper die op prijs wordt beoordeeld onderhandelt anders dan een directeur die op continuïteit wordt beoordeeld.

3. Wat is je alternatief als het niet lukt?

Dit is de bouwsteen die het vaakst ontbreekt en het meeste bepaalt. Je beste alternatief buiten deze onderhandeling bepaalt hoeveel macht je aan tafel hebt. Heb je twee andere klanten die staan te wachten, dan kun je een slecht bod rustig afwijzen. Heb je die niet, dan voel je de druk om te tekenen, en de ander voelt dat mee. Werk je alternatief concreet uit; het artikel over BATNA legt uit hoe je dat doet en hoe je je alternatief actief verbetert voordat het gesprek begint.

4. Waar ligt je grens?

Je grens volgt uit je alternatief. Als je elders 100.000 euro kunt verdienen met vergelijkbare inspanning, is elk bod onder de 100.000 euro slechter dan weglopen. Leg je grens vooraf vast, schriftelijk, en bespreek hem met iemand die niet aan tafel zit. In het gesprek zelf verschuift een grens namelijk gemakkelijk: nog één stapje, dan hebben we het rond. Een vooraf vastgelegde grens beschermt je tegen je eigen behoefte om af te ronden.

5. Welke aanpak kies je?

Pas nu bepaal je hoe je het gesprek ingaat. Ga je voor een samenwerkende aanpak waarin je belangen op tafel legt en gezamenlijk naar de beste uitkomst zoekt, of voor een meer verdelende aanpak waarin je scherp op je eigen resultaat stuurt? Dat hangt af van de relatie, de herhaalkans en de machtsverhouding. Bij een leverancier waar je tien jaar mee wilt werken kies je anders dan bij een eenmalige verkoop van een bedrijfspand.

Je onderhandelingsstrategie vertalen naar concrete keuzes

Met de vijf bouwstenen op papier maak je de strategie operationeel. Dat betekent een aantal concrete beslissingen vooraf nemen.

• Openingsbod. Bepaal of je opent of de ander laat openen, en met welk bod. Een ambitieus maar verdedigbaar openingsbod verankert het gesprek. Een onrealistisch bod kost geloofwaardigheid.
• Ruilbare punten. Maak een lijst van alles wat je kunt geven dat jou weinig kost en de ander veel oplevert: betaaltermijn, levertijd, opleiding, garantie, referentie. Hoe langer die lijst, hoe meer ruimte je hebt om te bewegen zonder op prijs toe te geven.
• Volgorde van onderwerpen. Begin niet met het moeilijkste punt. Bouw eerst overeenstemming op kleinere onderwerpen, zodat er momentum en vertrouwen ontstaat voordat de prijs op tafel komt.
• Concessiepad. Bepaal vooraf in welke stappen je beweegt, en laat elke stap kleiner zijn dan de vorige. Zo communiceer je dat je grens nadert zonder het te hoeven zeggen. Meer daarover lees je in het artikel over concessies doen.
• Mandaat. Leg vast wat je aan tafel mag besluiten en waarvoor je terug moet naar je MT of je partners. Een beperkt mandaat is geen zwakte, het is een legitieme reden om niet ter plekke toe te geven.

Vier strategische keuzes die het verschil maken

Naast de bouwstenen zijn er vier keuzes die veel ondernemers pas maken als het gesprek al loopt. Maak ze vooraf.

Wie zit er aan tafel?

Onderhandel je alleen of met een collega? Twee mensen kunnen rollen verdelen: één voert het gesprek, de ander observeert, maakt aantekeningen en let op signalen. Bepaal ook wie aan de andere kant hoort te zitten. Als de beslisser er niet bij is, onderhandel je met iemand die alleen kan halen en niet kan geven.

Waar en wanneer?

Tijdstip en locatie beïnvloeden het gesprek meer dan je denkt. Een onderhandeling op vrijdagmiddag vlak voor de deadline van de ander geeft jou een voordeel. Een gesprek op jouw kantoor geeft je thuisvoordeel; op neutrale grond geeft het rust. Kies bewust en laat het niet aan de agenda van je secretariaat over.

Hoeveel tijd neem je?

Wie haast heeft, geeft meer weg. Plan bewust meerdere gespreksrondes in bij grote onderhandelingen. Een pauze tussen rondes geeft je de kans om je strategie bij te stellen, intern te overleggen en de ander te laten wennen aan je positie.

Wat geef je bewust weg?

Elke goede onderhandelingsstrategie bevat punten die je bewust gaat weggeven. Dat klinkt tegenstrijdig, maar het is de kern van ruilen: de ander moet iets kunnen winnen om intern een deal te kunnen verdedigen. Kies die punten zelf, in plaats van ze onder druk te laten afdwingen.

Een onderhandelingsstrategie in twee uur opbouwen

Een strategie hoeft geen dagen te kosten. Voor de meeste zakelijke onderhandelingen is dit ritme voldoende.

1. Dertig minuten belangen. Schrijf jouw belangen en die van de ander op, in volgorde van gewicht. Geen prijzen, alleen belangen.
2. Dertig minuten alternatieven en grens. Werk je beste alternatief uit en leid daar je grens uit af. Schat ook het alternatief van de ander in.
3. Dertig minuten aanpak en ruilpunten. Kies je aanpak, bepaal je openingsbod en maak je lijst met ruilbare punten en je concessiepad.
4. Dertig minuten scenario’s. Bedenk drie manieren waarop het gesprek kan lopen: de ander zegt direct ja, de ander doet een laag tegenbod, de ander brengt een onverwacht onderwerp in. Bepaal per scenario je eerste reactie.

Leg het resultaat vast op één A4. Neem dat mee, maar leg het niet zichtbaar op tafel. De strategie zit in je hoofd; het papier is je terugvalbasis in een pauze.

Zo houd je je onderhandelingsstrategie overeind tijdens het gesprek

De beste strategie sneuvelt als je hem loslaat zodra de ander iets onverwachts doet. Drie gewoonten helpen om koers te houden.

Vraag een pauze. Niets verplicht je om direct te reageren op een bod. “Dat is een serieus voorstel, ik wil er even over nadenken” is een volwaardig antwoord. In de pauze leg je het bod naast je strategie en beslis je rustig. Wie nooit een pauze vraagt, onderhandelt op adrenaline.

Toets elke beweging aan je grens. Vraag jezelf bij elke concessie: is deze uitkomst nog beter dan mijn alternatief? Zo ja, dan mag je bewegen. Zo nee, dan stop je, hoe dichtbij een akkoord ook lijkt.

Blijf bij belangen. Als de ander een positie inneemt, vraag dan waarom. “Wat maakt dat deze termijn voor jullie zo belangrijk is?” opent bijna altijd ruimte die je met een tegenbod nooit had gevonden. De technieken die je daarbij kunt inzetten staan in het artikel over onderhandelingstechnieken.

Valkuilen bij het bepalen van je onderhandelingsstrategie

Ook een goed voorbereide ondernemer maakt deze fouten. Herken ze bij jezelf.

• Alleen op prijs voorbereiden. Wie zijn strategie beperkt tot een bedrag, heeft niets te ruilen als de prijs vastloopt.
• Je alternatief mooier voorstellen dan het is. Een alternatief dat je niet echt hebt uitgewerkt geeft schijnzekerheid en leidt tot een te hoge grens, waardoor je een goede deal misloopt.
• De ander onderschatten. Ga ervan uit dat de tegenpartij ook een strategie heeft. Vraag je af wat die zou kunnen zijn en wat je dan doet.
• De strategie niet delen met je team. Als je collega aan tafel niet weet waar de grens ligt, geeft hij die per ongeluk prijs.
• Vasthouden aan een plan dat niet meer klopt. Een strategie is een uitgangspunt, geen dogma. Krijg je nieuwe informatie, dan pas je aan, bij voorkeur in een pauze en niet ter plekke.

Veelgestelde vragen over een onderhandelingsstrategie

Wat is het verschil tussen een onderhandelingsstrategie en een onderhandelingstactiek?

De strategie is je overkoepelende plan: doel, grens, alternatief en aanpak. Tactieken zijn de concrete zetten in het gesprek, zoals een openingsbod, een stilte of een pakketvoorstel. Tactieken werken alleen als ze passen binnen een strategie.

Hoeveel tijd moet ik besteden aan het bepalen van een onderhandelingsstrategie?

Voor de meeste zakelijke gesprekken is twee uur genoeg, mits je die tijd gestructureerd gebruikt. Voor grote onderhandelingen zoals een overname of een meerjarig contract is een dag of meer reëel, verdeeld over meerdere momenten en met input van je MT of adviseurs.

Moet ik mijn onderhandelingsstrategie delen met de tegenpartij?

Je belangen mag je vaak delen, want dat opent ruilmogelijkheden. Je grens en je alternatief deel je niet, tenzij je alternatief zo sterk is dat het noemen ervan je positie versterkt. Deel nooit iets wat je niet waar kunt maken.

Wat doe ik als de ander mijn onderhandelingsstrategie doorkruist?

Vraag een pauze. Beoordeel of de nieuwe situatie je belangen of je alternatief verandert. Zo niet, dan blijft je strategie staan en keer je terug naar je belangen. Zo wel, dan pas je bewust aan in plaats van onder druk.

Werkt een onderhandelingsstrategie ook bij kleine onderhandelingen?

Ja, in verkorte vorm. Ook bij een klein contract helpt het om je grens en je alternatief te kennen. Het kost vijf minuten en voorkomt dat je uit gemak toegeeft op punten die later terugkomen.

Een onderhandelingsstrategie bepalen voordat je aan tafel zit is geen teken van twijfel maar van professionaliteit. Het maakt dat je in het gesprek rustig kunt luisteren, gericht kunt ruilen en op tijd kunt stoppen. Wie de vijf bouwstenen vooraf uitwerkt, sluit betere deals en houdt betere relaties over. Niet omdat het gesprek makkelijker wordt, maar omdat je al weet wat je gaat doen.