In veel MT’s is de gereedschapskist de afgelopen jaren stilletjes uitgedijd. Er is een projecttool, een chatomgeving, een gedeelde schijf, een aantal mappen in de cloud en daarnaast nog altijd de mail. Digitaal samenwerken is daarmee geen kwestie meer van tools kiezen, maar van één manier van werken afspreken. Zonder die afspraak kost elke tool die je toevoegt meer aan zoektijd dan hij aan snelheid oplevert.
In dit artikel lees je hoe je als directeur of MT-lid van een verzameling losse tools naar één werkbare manier van werken komt. We kijken naar de vraag welke informatie waar hoort, naar de gedragsafspraken die daarbij horen, en naar de valkuil van steeds opnieuw een nieuw platform invoeren. Het doel is niet een perfecte inrichting maar een voorspelbare, zodat niemand meer hoeft te zoeken waar iets staat.
Het probleem is zelden de tool
De klacht klinkt bijna altijd als een toolklacht: het is onoverzichtelijk, ik vind niks terug, we hebben te veel systemen. In werkelijkheid gaat het vrijwel nooit om de functionaliteit van een tool. Het gaat om het ontbreken van een afspraak over welke soort informatie waar thuishoort.
Wat er dan gebeurt, is voorspelbaar. Eén persoon zet een besluit in de chat, een ander in de mail en een derde in het projectsysteem. Alle drie hebben gelijk, want er is geen norm. Het gevolg is dat je vier plekken moet controleren om te weten wat is afgesproken en dat je nooit zeker weet of je alles hebt.
Digitaal samenwerken dat wel werkt, is daarom in de eerste plaats een set afspraken en pas in de tweede plaats een set tools. Dat is goed nieuws, want afspraken kun je binnen een week maken en een migratie naar een nieuw platform kost je een half jaar. Zie ook de kennisbank over hybride werken en leidinggeven op afstand.
Vier soorten informatie, vier plekken
Een werkbare inrichting begint met het scheiden van vier soorten informatie. Deze indeling is bewust simpel, omdat elke extra categorie de kans op fouten vergroot.
1. Vluchtig overleg
Korte vragen, afstemming over vandaag, iets snel checken. Hoort in de chat, per team of per onderwerp. Kenmerk: het mag over twee weken verdwenen zijn zonder dat iemand het mist. Wat je hier niet doet, is besluiten nemen.
2. Werk in uitvoering
Taken, verantwoordelijkheden, deadlines en de status daarvan. Hoort in één projecttool en nergens anders. Kenmerk: iemand anders moet kunnen zien wie wat doet zonder het te vragen. Dit is de categorie waar mail het meeste schade doet, omdat een taak in iemands inbox voor de rest onzichtbaar is.
3. Vastgelegde kennis en besluiten
Afspraken, werkwijzen, processen, notulen en genomen besluiten. Hoort in een documentomgeving met een vaste structuur. Kenmerk: het moet over een jaar nog vindbaar zijn voor iemand die er nu niet bij was. Dit is de categorie die in bijna elke organisatie het slechtst geregeld is.
4. Externe communicatie
Contact met klanten, leveranciers en andere partijen buiten je organisatie. Hoort in de mail of in je klantsysteem. Kenmerk: het is formeel en moet herleidbaar zijn. Wat hier vaak misgaat, is dat klantafspraken in de persoonlijke mailbox van één medewerker blijven staan. Bij vakantie of vertrek is die informatie dan onbereikbaar, wat bij een discussie met een klant een reëel risico is.
Deze vier categorieën met vier plekken zijn genoeg voor vrijwel elke organisatie tot een paar honderd medewerkers. Wie meer categorieën introduceert, maakt het onthouden lastiger dan het probleem dat hij oplost.
De vijf afspraken die het verschil maken
Naast de indeling zijn er vijf gedragsafspraken die bepalen of digitaal samenwerken in de praktijk gaat werken.
1. Een besluit is pas een besluit als het op de besluitplek staat. Wat in de chat is bedacht of in een gesprek is afgetikt, geldt niet totdat het is vastgelegd. Dit is de zwaarste afspraak en de belangrijkste, omdat hij het verschil maakt tussen een organisatie waarin je dingen moet navragen en een organisatie waarin je ze kunt opzoeken.
2. Eén eigenaar per document. Niet een groep die gezamenlijk verantwoordelijk is, maar één naam. Documenten zonder eigenaar verouderen en niemand haalt ze weg.
3. Geen bijlagen, alleen links. Een bijlage is een kopie en kopieën lopen uiteen. Eén versie op één plek waarnaar je verwijst, voorkomt het grootste deel van alle versieverwarring.
4. Reactietijden per kanaal. Chat binnen enkele uren, mail binnen een dag, projecttool binnen twee dagen. Zonder deze afspraak wordt elk kanaal als urgent behandeld en kan niemand meer geconcentreerd werken.
5. Standaardstructuur voor mappen en projectnamen. Niet mooi maar consequent. De tijd die je bespaart door niet te hoeven zoeken, is groter dan de tijd die het opzetten kost, meestal binnen twee maanden. Kies één iemand die de structuur bewaakt, anders ontstaan er binnen een halfjaar alsnog vier varianten naast elkaar.
Gratis pdf
Acht vragen voor elke vrijdag
Sluit je week bewust af. Acht scherpe vragen die laten zien wat er echt speelde, wat beter kan en waar je aandacht volgende week heen moet.
Waarom nog een nieuw platform zelden helpt
Als het onoverzichtelijk is, ligt de reflex klaar om een nieuwe tool te zoeken die alles samenbrengt. Die tool bestaat en het probleem is dat je oude gewoontes meeverhuizen. Binnen een half jaar heb je dezelfde onduidelijkheid in een nieuwere omgeving, plus de kosten van de migratie en de tijd van het inwerken.
Er is bovendien een tussenperiode waarin twee systemen naast elkaar bestaan. Die periode duurt in de praktijk veel langer dan gepland en is de fase waarin het echt onoverzichtelijk wordt, omdat informatie nu in twee plaatsen half compleet staat.
De verstandige route is daarom eerst de afspraken maken in wat je hebt en pas daarna kijken of je huidige tools de gemaakte afspraken ondersteunen. In veel gevallen blijkt dan dat één tool kan vervallen in plaats van dat er één bij moet. Lees ook bedrijfsprocessen optimaliseren.
Synchroon of asynchroon: de keuze die je bewust maakt
Er is een onderscheid dat bij digitaal samenwerken zwaarder weegt dan de keuze tussen tools: doe je iets op hetzelfde moment of niet. Synchroon werken is samen aan de lijn zitten. Asynchroon werken is dat iemand iets vastlegt en een ander er later op reageert.
De meeste organisaties werken standaard synchroon en dat is een dure keuze. Elk overleg vraagt dat een aantal mensen op hetzelfde moment beschikbaar is, en bij vier deelnemers is het vinden van dat moment vaak duurder dan het gesprek zelf. Bovendien bevoordeelt het de mensen die snel spreken boven de mensen die goed nadenken.
Asynchroon werken is voor veel zaken beter: een voorstel dat je doorleest en van commentaar voorziet, een besluit met onderbouwing waar mensen op reageren, een statusupdate. Het levert bovendien schriftelijke onderbouwing op, wat de kwaliteit van besluiten meetbaar verhoogt. Reserveer synchroon overleg voor wat het echt nodig heeft: spanning, onduidelijkheid en het samen bedenken van iets nieuws.
Maak deze keuze expliciet per onderwerp in plaats van standaard een overleg te plannen. Eén vraag volstaat: kan dit schriftelijk. Als het antwoord ja is, scheelt dat de hele groep tijd en krijg je een beter vastgelegde uitkomst.
Digitaal samenwerken in het MT zelf
Het MT is bijna altijd de plek waar de afspraken het slechtst worden nageleefd, en dat is een probleem omdat de rest van de organisatie het gedrag van de directie kopieert. Drie dingen zijn hier bepalend.
Werk in één gedeeld document per overleg in plaats van met een presentatie. Agenda, stukken, aantekeningen en besluiten in hetzelfde bestand. Dat maakt het overleg voorbereidbaar en het besluit direct vastgelegd, zonder een aparte notulenstap.
Behandel de besluitenlijst als het belangrijkste document van de organisatie. Eén regel per besluit: wat, wie, wanneer klaar. Loop hem aan het begin van elk overleg door. Dit kost drie minuten en het is het meest effectieve sturingsinstrument dat een MT heeft.
Houd de chat uit de besluitvorming. Zodra het MT via chatberichten begint te beslissen, is de rest van de organisatie het spoor kwijt en zijn er twee versies van de werkelijkheid. Zie ook KPI’s voor directeuren.
Zo voer je het in zonder weerstand
Een nieuwe manier van werken invoeren lukt zelden met een aankondiging. Wat wel werkt, is klein beginnen en het effect laten zien.
- Begin bij het MT. Voer de afspraken eerst zelf een maand consequent door. Zonder dat is elke uitrol naar de organisatie ongeloofwaardig.
- Kies één team als tweede stap. Bij voorkeur een team dat nu het meeste last heeft van de onduidelijkheid, want daar is het effect het snelst merkbaar.
- Leg de afspraken op één pagina vast. Vier plekken, vijf afspraken. Langer wordt niet gelezen.
- Ruim één keer grondig op. Een halve dag met het team om oude mappen en dubbele documenten weg te halen. Zonder die schoonmaak blijft de oude structuur naast de nieuwe bestaan.
- Spreek elkaar erop aan. Vriendelijk en consequent. “Zet je dat besluit even op de besluitenlijst” is het enige handhavingsmechanisme dat werkt.
Reken op een periode van ongeveer drie maanden voordat het gewoon voelt. De eerste zes weken kosten netto tijd, daarna wordt het merkbaar sneller.
Meet het effect ook, want zonder cijfers wordt de discussie een kwestie van voorkeur. Drie indicatoren volstaan: het aantal uren dat je team per week in overleg zit, de doorlooptijd van een gemiddeld besluit en het aantal keer dat iemand moet navragen waar iets staat. Dat laatste kun je eenvoudig steekproefsgewijs bijhouden. Als die drie na een kwartaal dalen, werkt digitaal samenwerken in jouw organisatie zoals bedoeld en is de investering terugverdiend.
Veelgestelde vragen over digitaal samenwerken
Hoeveel tools heb ik nodig voor digitaal samenwerken?
Vier plekken zijn genoeg: een chat voor vluchtig overleg, één projecttool voor werk in uitvoering, een documentomgeving voor vastgelegde kennis en besluiten, en mail of een klantsysteem voor externe communicatie. Het aantal tools is minder belangrijk dan de afspraak over welke informatie waar hoort.
Waarom vinden we niets terug ondanks goede tools?
Omdat er geen afspraak is over welke soort informatie waar thuishoort. Als besluiten in de chat, de mail en het projectsysteem terechtkomen, moet je alle drie controleren en weet je nooit of je alles hebt. Eén norm per informatiesoort lost dit op, zonder dat je van tool hoeft te wisselen.
Moet ik overstappen naar één alles-in-één platform?
Zelden. Je oude gewoontes verhuizen mee, waardoor je na een half jaar dezelfde onduidelijkheid in een nieuwere omgeving hebt, plus migratiekosten. Maak eerst de afspraken in wat je nu hebt en kijk daarna of je tools die afspraken ondersteunen. Vaak kan er dan één tool vervallen in plaats van één bij.
Hoe krijg ik mensen zover dat ze de afspraken naleven?
Door zelf te beginnen en er consequent op te wijzen. Het MT dat zijn eigen afspraken een maand strak naleeft, krijgt de rest van de organisatie mee. Eén keer grondig opruimen helpt daarbij, want zolang de oude structuur naast de nieuwe bestaat, blijven mensen terugvallen op wat ze kennen.
Hoe lang duurt het voordat een nieuwe werkwijze normaal voelt?
Reken op ongeveer drie maanden, waarvan de eerste zes weken netto tijd kosten. Wie op week vier evalueert, concludeert ten onrechte dat het niet werkt. Het merkbare voordeel komt zodra mensen erop vertrouwen dat informatie op de afgesproken plek staat en ze dus niet meer op vier plekken hoeven te kijken.
Tot slot
Digitaal samenwerken verbetert niet door een tool erbij, maar door één manier van werken die iedereen kent. Vier plekken voor vier soorten informatie, vijf afspraken over gedrag, en een MT dat het zelf voordoet. Dat is de hele ingreep. De tijd die je terugkrijgt zit vooral in wat je niet meer doet: zoeken, navragen en dingen twee keer regelen. Begin bij je eigen overleg, houd het een maand vol en breid daarna uit. Dat is een goedkopere route dan welke tooldiscussie ook.
Even sparren over jouw leiderschap?
Laat je gegevens achter, dan plannen we een impactcall van dertig minuten. We kijken waar jij staat, wat je wilt ontwikkelen en of SiET! daarbij past. Past het niet, dan zeggen we dat gewoon.
