Een to do lijst maken is niet moeilijk. Een to do lijst maken die je daadwerkelijk afwerkt, is dat wel. De meeste directeuren hebben geen gebrek aan lijsten maar aan lijsten die kloppen: te lang, te vaag en zonder verband met de tijd die er in de week zit. Het gevolg is een document dat je vooral herinnert aan wat je allemaal niet doet.
In dit artikel lees je hoe je een takenlijst opzet die wel werkt in een leidinggevende rol. Je krijgt regels voor formulering, omvang en onderhoud, plus de scheiding tussen wat jij doet en wat je hebt uitgezet. Die scheiding is voor leiders vaak het verschil tussen overzicht en overzicht kwijt zijn.
Waarom de meeste takenlijsten niet werken
De eerste reden is omvang. Een lijst met veertig items is geen planning maar een archief. Je hersenen kunnen die hoeveelheid niet overzien, waardoor je bij het openen van de lijst vooral spanning ervaart en daarna iets pakt wat toevallig bovenaan staat.
De tweede reden is vaagheid. “Strategie” of “personeelsplanning” zijn geen taken maar onderwerpen. Zolang je bij het lezen nog moet bedenken wat de eerste handeling is, sla je het item over. Dat gebeurt bij elke keer dat je langs de lijst gaat, waardoor die items eindeloos blijven staan.
De derde reden is dat er geen relatie is met beschikbare tijd. Twaalf taken die samen twintig uur kosten, in een week met zes vrije uren, is geen planning maar een garantie op teleurstelling. Wie een to do lijst maakt zonder naar zijn agenda te kijken, plant iets wat niet kan.
De vierde reden is dat eigen werk en gedelegeerd werk door elkaar staan. Bij leidinggevenden ligt het merendeel van het openstaande werk bij anderen. Als dat op dezelfde lijst staat, lijkt je eigen werklast twee keer zo groot als hij is.
De opzet: vier lijsten in plaats van één
Werk met een vaste structuur die je binnen een week onder de knie hebt. Lijst één bevat je acties voor deze week: taken die jij zelf uitvoert en die af kunnen. Lijst twee is je wachtlijst: wat heb je bij wie uitgezet, met datum. Lijst drie zijn je projecten: alles wat meer dan één handeling vraagt. Lijst vier is een parkeerlijst voor ideeën die nu niet aan de orde zijn.
Alleen lijst één stuurt je dag. De andere drie zijn er om je hoofd leeg te houden en om je wekelijkse doorloop te voeden. Dat onderscheid is essentieel, want zodra alles op één lijst staat, verliest de lijst zijn sturende functie.
De wachtlijst is voor leiders het waardevolste onderdeel. Zonder die lijst hangt opvolging af van je geheugen, en dat betekent in de praktijk dat je pas ingrijpt als iets misgaat. Met een expliciete lijst zie je precies wat waar ligt en hoelang al.
Hoe je taken formuleert zodat je ze doet
Begin elke regel met een werkwoord en beschrijf de eerstvolgende fysieke handeling. Niet “beloningsbeleid”, maar “concept-uitgangspunten beloningsbeleid opstellen”. Niet “Jan”, maar “Jan bellen over de offerte van De Vries”.
Voeg toe wat het eindpunt is als dat niet vanzelf spreekt. Bij “kwartaalcijfers doornemen” weet je pas dat je klaar bent als je erbij zet dat je drie aandachtspunten voor het MT-overleg wilt hebben. Zonder eindpunt blijft een taak rekbaar en dus makkelijk uit te stellen.
Schat ook de tijd in. Zet achter elke taak een indicatie: tien minuten, een halfuur, twee uur. Dat kost nauwelijks moeite en maakt meteen zichtbaar of je week realistisch is. De meeste mensen schatten met een factor anderhalf te optimistisch, dus corrigeer daarvoor.
Splits alles wat langer dan twee uur duurt. Een taak die je niet in één zitting afmaakt, is een project. Zolang je die als taak op je lijst laat staan, wordt hij elke week doorgeschoven zonder dat er iets gebeurt.
Gratis pdf
Acht vragen voor elke vrijdag
Sluit je week bewust af. Acht scherpe vragen die laten zien wat er echt speelde, wat beter kan en waar je aandacht volgende week heen moet.
De juiste omvang van je weeklijst
Een werkbare weeklijst voor een directeur bevat vijf tot tien eigen taken. Meer is bijna altijd onrealistisch, gezien de hoeveelheid overleg in een gemiddelde directieweek. Dat voelt weinig en het is precies waarom deze aanpak werkt: wat op de lijst staat, gebeurt ook echt.
Tel voordat je de lijst vaststelt de vrije uren in je agenda. Trek daar dertig procent van af voor het onverwachte, want dat komt gegarandeerd. Wat overblijft is je werkelijke capaciteit. Vul die voor maximaal tachtig procent, zodat er ruimte is voor werk dat groter blijkt dan gedacht.
Alles wat niet past, gaat naar je projectenlijst of je parkeerlijst. Dat is geen uitstel maar een keuze, en die keuze maak je bewust in plaats van dat de waan van de dag hem voor je maakt. Meer over de agendakant hiervan lees je in het artikel over timemanagement-technieken die leiders echt helpen.
Je lijst koppelen aan je agenda
Een takenlijst zonder agenda blijft een wenslijst. Zet daarom de drie belangrijkste taken van je week direct als blok in je agenda, met naam en beoogd resultaat. Voor de rest van je taken volstaat een aantal algemene werkblokken waarin je van je lijst pakt.
Dat onderscheid voorkomt de twee klassieke fouten. De eerste is alles in je agenda zetten, waardoor je de hele dag afspraken verschuift. De tweede is niets in je agenda zetten, waardoor de belangrijkste taken structureel verliezen van wat er toevallig binnenkomt.
Bepaal de volgorde binnen een werkblok van tevoren, niet op het moment zelf. Wie aan het begin van een blok nog moet kiezen, pakt in de praktijk vaak de makkelijkste taak. Het scheelt al veel als je de avond ervoor bepaalt waarmee je begint.
Het wekelijkse onderhoud
Reserveer één vast moment per week om je lijsten bij te werken, bij voorkeur vrijdagmiddag of maandagochtend. In dat halfuur loop je vier dingen langs: wat is er af, wat is er blijven liggen en waarom, welke wachtitems zijn te oud, en wat komt er volgende week uit je projecten naar je weeklijst.
Zonder dat onderhoud verliest je lijst binnen drie weken zijn betrouwbaarheid. Er staan dan taken op die al gedaan zijn, dubbelingen en items waarvan je niet meer weet wat je ermee wilde. Zodra je je lijst wantrouwt, ga je hem ontwijken en begint je hoofd het werk weer over te nemen.
Wees in dat halfuur ook streng op wat er weg mag. Een taak die vier weken op je lijst staat zonder dat je hem hebt opgepakt, ga je waarschijnlijk niet doen. Schrap hem, delegeer hem of zet hem bewust op je parkeerlijst. Alle drie zijn beter dan hem laten staan.
Papier, app of iets ertussenin
De keuze van je hulpmiddel is minder bepalend dan de vraag of je het onderhoudt. Papier werkt goed omdat het traag is: je schrijft minder op en denkt meer na. Het nadeel is dat delegeren en herplannen omslachtig zijn.
Digitale lijsten winnen zodra je veel uitzet bij anderen of vanaf verschillende plekken werkt. Kies dan iets eenvoudigs. Uitgebreide projectsoftware is voor persoonlijke taken meestal te zwaar en leidt ertoe dat je je lijst gaat inrichten in plaats van gebruiken.
Wat je ook kiest, houd het bij één plek. Twee halve systemen zijn slechter dan één matig systeem, omdat je bij twijfel altijd beide moet controleren. Wie zijn taken verdeelt over mail, notities en zijn hoofd, houdt geen overzicht maar een puzzel.
Wissel ook niet te snel van hulpmiddel. De verleiding om een nieuwe app te proberen is groot op het moment dat je systeem hapert, terwijl de oorzaak bijna nooit in de tool zit maar in het ontbrekende wekelijkse onderhoud. Geef een keuze minimaal drie maanden voordat je concludeert dat hij niet past.
Wat je vooral niet op je lijst zet
Een goede to do lijst maken betekent ook bewust dingen weglaten. Zet er geen taken op die korter dan twee minuten duren. Die doe je meteen, want opschrijven, terugvinden en afvinken kost meer tijd dan de handeling zelf.
Zet er ook geen gewoontes op. “Sporten”, “mail bijwerken” of “voorbereiden op MT” hoort in je agenda of in je vaste ritme, niet in je takenlijst. Terugkerende items maken je lijst onbetrouwbaar, omdat je ze bij elke doorloop moet overslaan en dat wennen gaat.
Laat verder alles weg wat eigenlijk van iemand anders is. Veel leiders houden taken op hun lijst omdat ze zich verantwoordelijk voelen, terwijl de uitvoering elders ligt. Dat hoort op je wachtlijst, met een naam en een datum. Zo blijft zichtbaar wie aan zet is.
Tot slot: geen doelen. Een doel als “meer aandacht voor de commerciële kant” is waardevol maar geen taak. Vertaal het naar een concrete handeling voor deze week, en bewaar het doel zelf in je kwartaalplan.
Wat een goede lijst je oplevert
Het eerste effect merk je buiten werktijd. Als je weet dat alles wat openstaat ergens vastligt en dat je het wekelijks langsloopt, stopt het malen. Dat is voor de meeste leiders een grotere winst dan de tijd die ze besparen.
Het tweede effect is dat je opvolging betrouwbaarder wordt. Met een wachtlijst weet je precies wat je bij wie hebt uitgezet en hoelang geleden. Dat verandert de manier waarop je organisatie met afspraken omgaat, omdat mensen merken dat er altijd op teruggekomen wordt.
Het derde effect is scherpere keuzes. Doordat je wekelijks alles langsloopt, zie je hoeveel er tegelijk loopt. Dat is confronterend en nuttig, want het dwingt tot schrappen. Hoe je dat doorvertaalt naar je hele week lees je in het overzicht over timemanagement voor leiders.
Een vierde effect is minder zichtbaar en misschien wel het belangrijkst: je gaat sneller beginnen. Doordat elke regel op je lijst een concrete handeling beschrijft, valt de drempel weg die anders ontstaat bij vage onderwerpen. Wie een to do lijst maakt met scherpe formuleringen, merkt dat uitstelgedrag voor een deel vanzelf verdwijnt. Wat blijft liggen, ligt dan aan de taak zelf en niet aan de manier waarop je hem hebt opgeschreven. Meer daarover lees je in het artikel over uitstelgedrag herkennen en doorbreken in je MT.
Veelgestelde vragen over een to do lijst maken
Hoeveel taken mogen er op een weeklijst staan?
Voor een directeur zijn vijf tot tien eigen taken per week realistisch. Tel eerst je vrije uren, trek er dertig procent af voor het onverwachte en vul maximaal tachtig procent van wat overblijft. Alles daarboven schuift toch door en ondermijnt je vertrouwen in de lijst.
Wat is de beste manier om een taak te formuleren?
Begin met een werkwoord en beschrijf de eerstvolgende concrete handeling, inclusief het eindpunt. “Concept-uitgangspunten beloningsbeleid opstellen” werkt, “beloningsbeleid” niet. Voeg een tijdsinschatting toe, zodat je meteen ziet of je week realistisch is.
Moet je gedelegeerd werk op dezelfde lijst zetten?
Nee. Houd een aparte wachtlijst bij met wat je bij wie hebt uitgezet en op welke datum. Zo blijft je eigen lijst overzichtelijk en wordt opvolging systematisch in plaats van afhankelijk van je geheugen.
Hoe vaak moet je je takenlijst bijwerken?
Dagelijks kort voor het afvinken en toevoegen, en één keer per week grondig. In die wekelijkse doorloop van ongeveer een halfuur beoordeel je wat er blijft liggen, wat te oud is en wat er uit je projecten naar je weeklijst komt.
Werkt papier beter dan een app?
Dat hangt af van je werk. Papier dwingt tot selectie en werkt goed bij weinig delegatie. Een digitale lijst wint zodra je veel uitzet bij anderen of op verschillende plekken werkt. Belangrijker dan de keuze is dat je alles op één plek houdt.
Een to do lijst maken die je afwerkt, draait om minder items, scherpere formulering en een vast moment van onderhoud. Zodra je lijst klopt met de tijd die je werkelijk hebt, verandert hij van een bron van druk in het instrument waarmee je je week stuurt.
Even sparren over jouw leiderschap?
Laat je gegevens achter, dan plannen we een impactcall van dertig minuten. We kijken waar jij staat, wat je wilt ontwikkelen en of SiET! daarbij past. Past het niet, dan zeggen we dat gewoon.
